Il est assez déconcertant de constater que l’innovation multimédia ne provient pas des entreprises, mais de l’extérieur. Je m’explique en caricaturant un peu :
Au bureau, vous ouvrez le matin au mieux votre client bien lourd Outlook Express ou au pire votre Lotus Notes ergonomique et convivial comme un porte de prison. Vous allez ensuite vous connecter à votre intranet Sharepoint sur lequel vous pouvez visualiser l’édito de la direction datant de 2007et télécharger le journal de l’entreprise au format PDF (bâillements).
Si vous êtes webmaster, vous avez surement la chance de travailler sur un CMS dont le back office rivalise d’élégance avec un téléscripteur moldave des années 50. Vous devez vous y reprendre à 10 fois avant d’arriver à publier un article où les images se positionnent bien comme vous voulez. Chaque année, la Direction injecte au bas mot 30 000 euros dans cet outil pour implémenter des fonctionnalités de haut niveau comme par exemple un éditeur de texte avancé qui marche, ou, comble de la nouveauté, la possibilité d’agréger des fils RSS.
Une fois rentré chez vous, il vous arrive de rallumer votre ordinateur pour accéder en un éclair à votre boite Gmail, allez poster des commentaires sur des blogs ou alimenter le votre en 2 clics, vous abonner à des flux RSS directement via votre navigateur Firefox, aller prendre des nouvelles de vos contacts via Facebook , envoyer un petit Twit via votre téléphone portable etc…
Le salarié lambda peut donc légitimement se demander pourquoi son entreprise paye si cher pour des outils peu flexibles alors qu’il existe en dehors du bureau des outils sympas, faciles à prendre en main, qui facilite la communication via l’utilisation massive des réseaux sociaux.
On peut bien sur arguer du fait qu’en entreprise, on est pas là pour s’amuser et la DSI vous le dira : Sharepoint et compagnie sont parfaitement sécurisés.
Ces réponses sont de moins en moins convaincantes et il semble que la donne soit heureusement en train de changer. Illustration dans le domaine de l’intranet avec la solution blueKiwi dont je vous livre ci-après un petit tour d’horizon.
Les grandes technologies intranet à l’heure actuelle :
Dans le mondes des outils intranets actuels, on peut distinguer 2 grandes écoles : les outils propriétaires type Sharepoint (Microsofst) ou Websphere (IBM) et les outils open source comme Drupal, EzPublish, SPIP etc…
Le problème de la première catégorie, c’est que ces produits sont assez peu flexibles ou requièrent de très solides compétences techniques si l’on souhaite les maintenir en interne. Ces outils sont très robustes mais pas forcément super friendly en terme d’utilisation. Bref, ce sont des mastodontes avec ce que cela implique de robustesse mais aussi de lourdeur.
Les outils open source, c’est un peu le contraire : on voit pléthores de solutions extrêmement paramétrables, customisables avec du code livré et mis à jour par une communauté plus ou moins active. Cela paraît donc avantageux mais peut se révéler extrêmement long et couteux en terme d’intégration. A noter également que ça n’est pas parce qu’un produit est open source qu’il est forcément facile et sympa à utiliser. Il n’y a qu’à voir par exemple le back office d’un Drupal pour se rendre compte que ça n’est pas à la portée de n’importe qui (ceci dit j’aime beaucoup Drupal).
Bref, pour une entreprise qui souhaiterait déployer un intranet facile à prendre en main, simple d’utilisation et proposant des fonctionnalités 2.0 c’est un peu le casse-tête chinois car il n’y a pas vraiment d’outil « ready made » existant sur le marché.
J’avais parlé précédemment d’Open Atrium (open source) qui se rapproche de cela mais l’outil n’est encore qu’en Beta.
La solution, c’est peut-être blueKiwi:
blueKiwi est une plateforme collaborative (une plate-forme de « social business ») développée par l’éditeur français blueKiwi Software. Elle est disponible en mode SAS mais peut également être installée sur un serveur d’entreprise. Ce n’est pas de l’open source : c’est une solution payante :
Ce qui frappe tout de suite sur cette plate-forme, c’est le soin qui a été apporté au découpage de l’interface et aux onglets de navigation. L’utilisateur est placé au centre du système (onglet « Vous »). Il dispose d’un tableau de bord d’une grande clarté lui permettant de suivre toutes les informations, personnes, mots-clés ou documents qui l’intéressent lui. Notons aussi que ce tableau de bord est personnalisable et que l’utilisateur est libre d’afficher et de classer les contenus du tableau comme bon lui semble.
On est également positivement étonné par l’utilisation proposée du réseau social : on ajoute pas des amis. Le réseau s’auto-génère en fonction des articles que vous avez consulté ou des personnes qui ont consulté vos publications. Cela facilité évidemment la mise en relation de personnes s‘intéressant par exemple à une problématique commune.
Les profils sont d’ailleurs enrichissables par l’utilisateur. Il peut ajouter son CV, ses expertises, des mots clés qui vont lui permettre de se rendre encore plus visible dans le réseau :
J’ai également adoré le menu qui permet à la personne de contribuer sur la plateforme : un simple menu déroulant « Créer » proposant les actions suivantes :
Pas besoin de passer par un back office, de se relogguer et de naviguer dans divers menus pour trouver le bon module. On choisi un élément dans la liste déroulante et c’est parti, on participe.
Un autre super point, c’est l’ouverture de l’intranet vers l’extérieur. Vous travaillez avec un client sur un projet et vous souhaitez partager des documents avec lui ? Vous lui envoyez une invitation par mail à rejoindre un groupe de travail crée spécifiquement à cet effet. On sort du mode de fonctionnement souvent trop autistique de ce type d’outil pour partager avec l’extérieur.
D’ailleurs en ce qui concerne le travail sur un document, blueKiwi met à votre disposition un outil de wiki (wikidoc) et d’archivage de document efficace qui vous permet de travailler en mode projet avec d’autres personnes de l’entreprise ou des clients et de garder facilement trace de ce qui a été rèalisé.
J’aime aussi la mise à disposition d’un système de taxonomie qui permet de tagguer tous types de contenus. On sort de la logique sclérosée de catégorisation de l’information et l’on s’ouvre à des modes de recherches plus intuitifs et pertinents. A noter qu’il est tout de même possible de rattacher des contenus à des thématiques et des sous thématiques.
Voilà selon moi les principaux aspects à retenir de blueKiwi et il serait trop long de lister toutes les petites fonctionnalités super sympas et utiles qui parsèment cet outil. Je vous conseille la lecture de cet article qui s’intéresse plus en détails à toutes les fonctionnalités et options de la plate-forme.
Dans la dernière version de blueKiwi, il faut quand même noter le fait que l’on peut développer des plugins pour lier la plate-forme à d’autres applications ainsi que les efforts apportés à la mobilité puisque vous pouvez maintenant accéder à la plate-forme via votre téléphone.
Vous pouvez par exemple lier votre blueKiwi à Linkedin ou à des services Google
Conclusion :
Ca fait plaisir de voir un éditeur qui, avant de se poser des questions purement technos, s’est posé des questions d’usage et s’est demandé comment créer et faire rentrer un outil intelligent et disons le « fun » au sein de l’entreprise.
Je vous invite d’ailleurs de visionner cette vidéo de Joël Ronez, ancien consultant spécialiste en écriture sur internet et qui a depuis pris les commandes du pôle web d’Arte, expliquant sa collaboration avec blueKiwi (elle date de 2006 mais ça reste intéressant).
Si l’on parle purement techno, blueKiwi réussi un sacré tout de force en intégrant harmonieusement outils de blogging, de wiki, de réseau social, de recherche de documents au sein d’un même produit.
Il faudra néanmoins également s’intéresser aux évolutions de SocialText, SeeMy et Jamespot Pro qui proposent aussi des solutions collaboratives sur le même créneau que blueKiwi.
Alors, bien sur, cela a un coût et le prix de l’abonnement peut paraître élevé si vous optez pour un package complet.
Il faut cependant mettre cela en perspective avec les coûts de développements et de paramétrages d’un autre système, propriétaire ou open source, qui vous reviendra à coup sûr à plusieurs dizaines de milliers d’euros d’entrée de jeu…
Une dernière chose avant de finir, si vous travaillez sur un projet collaboratif à l’heure actuelle, allez donc faire un tour sur la chaîne Intranet de Techtoc TV qui proposent des émissions vraiment utiles : http://techtoc.tv/channel/27/intranets
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